Sicil Şube Müdürlüğünün görevleri; Akademik ve idari personelin emeklilik ve sicil işlemlerinin sağlıklı ve düzenli bir şekilde yürütülmesini; birimindeki evrak kayıt ve dosyalama işlemleriyle, birim içi koordinasyonu oluşturarak verimliliği sağlamaktır.

2547, 657, 2914, 5434, 5510 Sayılı Kanunlara bağlı olarak Üniversitemizde çalışmakta veya çalışacak olan personelin her türlü özlük işlemlerini ve mevcut mevzuat çerçevesinde yürütülmesi gereken işlemlerini en iyi şekilde gerçekleştirmek amacıyla, Üniversite genelinde Fakülte, Yüksekokul, Enstitülerde yer alan özlük işleri birimlerini bilgilendirmek ve yol göstermek, süratli, doğru, verimli, düzenli, uyumlu ve koordineli hizmet sunmak amacını taşımaktadır.

GÖREV TANIMI VE SORUMLULUKLARI

Üniversitemiz akademik ve idari personelinin dosyalarının incelenerek, istenilen belgeler tamam ise sicil dosyası açılarak büro tarafından verilen sicil numarasına göre dosya oluşturmak ve arşivlemek.

Akademik ve idari personelin özlük bilgilerinin bilgisayara işlenmesi,

Akademik ve idari personel dosyalarının muhafaza edilmesi ve düzenlenmesi,

Akademik ve İdari personelin kimliklerinin hazırlanması,

Akademik ve idari personele ait evrakların dosyalama işlemlerinin yapılması,

Akademik ve idari personelin yıllık, mazeret (evlenme, doğum, Ölüm) ve hastalık izin işlemlerinin mevzuat çerçevesinde takibinin yapılması, iznini yurtdışında geçiren Akademik ve idari personele atamaya yetkili amirinden yurtdışı izin onayı alınması,

Akademik ve idari personelin (nakil gelen ve giden) dosyalarının kontrol edilerek teslim alınması ve gönderilmesi işlemlerinin yürütülmesi,

İlişik Kesme Belgesi düzenlenmesi ve ilgili birimlere ilişiğinin kesilmesinin sağlanması,

Akademik personelin gizli sicil raporlarının düzenlenip, değerlendirmesi ve muhafaza edilmesi ve son 8 yıl içinde herhangi bir disiplin cezası almayan idari personelin bir kademe ilerlemesinin sağlanması,

Akademik ve idari personelin disiplin soruşturmalarının yürütülmesi, Disiplin ve ceza soruşturmalarını Başbakanlığa, Yüksek Öğretim Kurumuna bildirmek, soruşturmacı tarafından istenilen bilgi ve belgeleri soruşturmacıya göndermek,

Akademik ve idari personele hizmet belgesi sicil özeti düzenlenmesi

Akademik ve idari personelden yaş haddi, vefat eden, malulen ve istek üzerine emekli olmak isteyenlerin emeklilik işlemlerinin yapılması,

0 ve 5 ile biten yıllarda akademik ve idari personele mal bildirim beyannamesinin doldurulmasının sağlanması,

İlgili kanunlardaki değişiklikleri takip etmek, işlemek ve ilgili birimlere duyurulması,

Fiili hizmet zammı devam cetvellerinin üretilmesi ilgili birimlere gönderilip onaylatılarak gerekli karşılıklarının yatırılması için tahakkuk müdürlüğüne verilmesi.

Personel ve diğer kişilerin 4982 Sayılı Bilgi Edinme Kanununa göre bilgilendirme işleminin yapılması.

Çalışan ve ayrılan personele pasaport formu düzenlemek, her yıl ocak ve  temmuz ayında İçişleri Bakanlığı Pasaport şubesi ile yazışma yapmak imza sirkülerini göndermek ve imza sirkülerindeki değişikliği anında Pasaport Dairesi Başkanlığına bildirmek.

SSK ve Bağ-Kur İl Müdürlükleri ile yazışma yapmak SSK ve Bağ-Kur hizmetlerin istenmesi.

Akademik personelin askere sevk ve tecil işlemleri ile uzmanlığı alan personelin sevk tehirlerini kaldırmak, Asaleti tasdik olmayan idari personelin sevk tehir işlemlerini yürütmek,

Akademi ve İdari personelin Askerlik, Aylıksız izin borçlanmaları ile ilgili yazışmalar yapmak,

Çalışan akademik ve İdari personelin bakmakla yükümlü bulunduğu (Ana, Baba, Eş ve Çocuklar) kişileri sisteme işlemek ilgili birimi bilgilendirmek, 5434 Sayılı Kanuna tabi personelin SGK’nın ilgili sağlık aktivasyon programına bilgilerini girerek sağlıktan yararlandırılmalarını sağlamak,

Akademik ve İdari personelin evlenme boşanma ve soyadı değişikliğini sisteme işlemek, ilgili birimlere dağıtımını yapmak ve Sosyal Güvenlik Kurumuna yazı ile bildirmek.

Yurtdışına yoluksuz veya yolluklu maaşlı izinli olarak görevlendirilen personelin mecburi hizmet hesaplamalarını yapmak ilgili birime bilgi vermek.

Personel arşivinin düzenlenmesi, evrakların ilgili kişilerin dosyalarına takılması işlemlerini yapmak.

Amirlerin vereceği benzer nitelikli görevlerin yerine getirilmesi,